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お葬式の案内はメール報告でOK?訃報の書き方は?

投稿日:

訃報はメールでもいい?の画像1

自分の家族、あるいは勤め先の社員、社員の肉親が亡くなった場合など訃報を書かなければならない場面は急にやってきます。
それは総務関係の仕事でもしていない限り、普段から練習しておけるようなものではありませんので、いざその場になるとどのように書けばよいのか、どのように訃報を伝えればよいのか、戸惑うことも多いでしょう。
そもそも訃報の連絡はメールでしても良いものなのでしょうか。それは失礼に当たらないのでしょうか。

そこでここでは、訃報やお葬式の案内をメールで出すことの可否と、そもそもの礼儀やマナーに適った訃報の書き方、文例を解説します。

目次

■お葬式の報告、メールでしてもいいもの?
・社内、上司に伝える場合
・それ以外の関係者の場合

■訃報を伝える順番と範囲は
・故人が現役だった場合
└1.故人の友人、知人、会社や学校関係者
└2.自分の会社関係、ビジネス上の取引先
└3.遺族の友人、知人、関係者
└4.近隣住民、町内会など
・故人が現役を引退していた場合
└1.最優先は自分の会社関係、ビジネス上の取引先
└2.後は順次連絡する

■訃報の基本的な文例は?
・伝えなければならない情報は共通
・言葉の選び方、使ってはならない忌み言葉
└訃報特有の言葉遣い
└使ってはならな忌み言葉
└機種依存文字を使わない
・訃報メールの基本的な文例
└故人の家族が出す場合の訃報の文例
└総務が出す社内向け訃報の文例
└総務が出す社外向け訃報の文例

■訃報の連絡をメールで受けたらどうしたらいい?
・返信は必要?
・訃報はそのまま転送してもいいもの?

■まとめ

お葬式の報告、メールでしてもいいもの?

訃報はメールでもいい?の画像2
まず最初に1番気になるはずの、メールで訃報と葬儀の案内を出しても良いものかどうか、という点です。
これは自分がどういう立場で、誰に対して連絡するのかによって異なります。

社内、上司に伝える場合

まず自分の親族が亡くなって、忌引き休暇などを取る必要がある場合は、メールではなくまず上司に電話で一報を入れましょう。
メールはどうしても「簡便に済ませた」という印象がある点と、相手がいつメールを開封するのかわからない点から、絶対に伝えなければならない、自分より目上の人に訃報を連絡する方法としては適切ではありません。

それ以外の関係者の場合

それ以外の関係者全員に訃報の連絡をする場合は、メールは迅速性、正確性、内容の把握のしやすさの点で優れていますので、メールで連絡をしても問題ありません。
そもそもメールがこのように一般化するまでは、訃報の連絡はよくFAXで来たものです。
FAXという紙がメールという電子情報に変わっただけですので、大きな問題はないと考えてよいでしょう。

特に現在のように、日常の家族とのやり取り、得意先や上司とのやり取りでメールが頻繁に使われている現実の中で、訃報だけメールを使用するのは失礼だということになるほうが理不尽です。

ただし、上の話と重複しますが、上司ではなくても、身近な親族、故人の親しい友人、お寺、町内会など、関係が近い人にはメールで伝えるのは事務的過ぎますから、できるだけまず電話で伝えたほうがよいでしょう。

訃報を伝える順番と範囲は

訃報はメールでもいい?の画像3
では訃報を伝える優先順位とその伝える範囲はどのように考えたらよいのでしょうか。
これも死亡したのがどのような立場の人で、同時に自分がどのような立場で訃報を連絡するのかによって変わってきます。

故人が現役だった場合

まず亡くなった人が、現役で働いていて、社会的な関係者を多く持っている本人の場合です。

1.故人の友人、知人、会社や学校関係者

まず最初に伝えるべきは、本人の友人、知人、社内や従業員、取引先などの仕事関係、そして卒業した学校関係などです。

そして自分がその亡くなった人の家族であった場合は、会社関係は会社の総務に1回連絡すればそれで済むので、自分は残りの会社とは関係のない友人、知人、学校関係者に連絡しましょう。
また自分が会社の総務担当などの場合は、会社に関係するすべての連絡先に、漏れなく訃報を伝えることが重要です。
亡くなったのを知らず葬儀にも来られなかった、ということが仕事上の関係者で発生すると、単に葬儀の問題だけにとどまらない問題に発展する可能性がありますので要注意です。

2.自分の会社関係、ビジネス上の取引先

次に連絡するのが、自分の家族が亡くなった場合に限り、自分の勤めている会社関係者や、ビジネス上の取引先で、総務の連絡網から漏れているような人たちです。
特に自分が社内である程度のポジションにいる場合は、その家族の葬儀には列席するのがビジネス上のマナーにもなるため、参列するべき相手に伝えないことはかえって失礼に当たります。
ですのでこれも漏れなく伝えられるようにしましょう。

3.遺族の友人、知人、関係者

故人本人の友人、知人、関係者への訃報連絡、そして自分の仕事関係への訃報連絡が終わったら、次は自分を含めた遺族の友人、知人、関係者に連絡をします。
特に遺族と親しく付き合っている人は葬儀に参列することがマナーだと考えている場合が多いので、これも間違いなく伝えないと、相手が逆に失礼なことをしてしまったと恐縮させてしまうので注意が必要です。

4.近隣住民、町内会など

最後に伝える先が、町内会や近隣住民です。これらの人の中にも故人と親しく付き合っていて、葬儀の案内がないことをマナー違反にとらえるケースがありますのでしっかり伝えましょう。
また近隣住民は、葬儀などでお手伝いしてもらう可能性もありますので、一報を入れておいたほうが無難です。

故人が現役を引退していた場合

また故人が定年退職をしているなど、社会的役割が一段落している場合は、優先順位が変わってきます。

1.最優先は自分の会社関係、ビジネス上の取引先

まずどこよりも優先して伝えなければならないのは、自分自身の会社関係者と、ビジネス上の取引先です。
これは立場が逆になった時のことを考えればよくわかりますが、自分が会社である程度のポジションの場合、取引先や会社の部下、同僚はその葬儀に参列することが、重要な社会的儀礼だと考えていることがほとんどです。
ですから逆に訃報を伝えないことが相手に恥をかかせることにもなりかねません。
したがって、まずどこよりも先に以上の連絡先に訃報を伝えることを優先しましょう。

2.後は順次連絡する

自分の仕事関係への連絡が済んだら、本人の友人関係を中心に連絡をして行きましょう。
故人の勤務していた会社に伝えるかどうかは、故人の最終的なポジションや、その会社の方針もありますので、分からなければ念のため、その会社の総務に相談をした方がよいでしょう。

その他の連絡先は、「故人が現役だった場合」で書いたものと同様です。

訃報の基本的な文例は?

訃報はメールでもいい?の画像4
連絡先の優先順位と伝える範囲がわかったら、次には訃報の書き方です。
これも故人の家族として出す訃報を出す場合と、会社の総務として出す場合、そして連絡する相手によって変わってきます。

伝えなければならない情報は共通

自分の立場や連絡する相手との関係がどうであれ、訃報に載せるべき内容は共通しています。
内容は以下の通りです。しっかりと網羅して書くようにしましょう。

・亡くなった人の氏名
・亡くなった日時
・死因(簡潔に。省略してもよい)
・喪主の氏名と連絡先
・葬儀の形態(仏式、神式、キリスト教式、あるは無宗教など)
・通夜と告別式のスケジュール
・葬儀が行われる場所の住所と地図
・供花やお供物などを辞退する場合はその旨を明記する
・家族葬、密葬で行い、親族以外の参列を辞退する場合は明記する
・自分が総務などの場合は、お悔やみの言葉を加える。故人の家族であれば不要

言葉の選び方、使ってはならない忌み言葉

訃報の場合、慣例として言葉の使い方が決まっています。
また習俗的な理由で使ってはならない「忌み言葉」もあります。
それらを適切に使い、あるいは避けるように注意しましょう。

訃報特有の言葉遣い

まず、故人の家族ではなく、第3者の会社の総務などが訃報を出す場合は、故人や喪主などに特有の敬称を用います。
以下のような敬称があります。

・父親:ご尊父様、お父様、お父上様
・母親:ご母堂様、お母様、お母上様
・祖父:ご祖父様
・祖母:ご祖母様
・夫:ご主人様、ご夫君様
・妻:ご令室様、ご令閨様
・息子:ご子息様、ご令息様
・娘:ご息女様、ご令嬢様
・姉、兄:お姉様、お兄様、または名前に「様」をつける
・妹、弟:お妹様、お弟様、または名前に「様」をつける

使ってはならな忌み言葉

お葬式や葬儀に際しては、日本の伝統的な習俗として、死というケガレが他者に及ばないように、不吉な意味を連想させる言葉は「忌み言葉」として使わないマナーがあります。
訃報、お悔やみの挨拶メール、あるいは葬儀場での挨拶などで忌み言葉を使わないように注意しましょう。
不幸や死が繰り返されることを暗示するような、下記の言葉は使用してはいけません。

・重ね言葉:重ね重ね、たびたび、またまた、しばしば、ますます、返す返す、など
・継続すること、再発することを思わせる言葉:再三、再び、次々、続く、など

機種依存文字を使わない

またメール特有の話ですが、いわゆる○囲みの数字やローマ数字、単位や記号などの機種依存文字は、相手先に届いた時に文字化けする可能性があるので使わないようにしましょう。
特に住所などは、マンション名などにローマ数字が使われていることがしばしばありますので、注意が必要です。

訃報メールの基本的な文例

では訃報メールの文例を、故人の家族が出す場合と、総務などの第3者が出す場合に分けてご紹介します。

故人の家族が出す場合の訃報の文例

件名:【訃報】○田太郎逝去のお知らせ

本文:
謹啓

○月○日、午前○時×分、父○田太郎が永眠いたしました。ここに生前のご厚誼を深く感謝し、謹んで通知いたします。
葬儀は父の遺志により遺族のみによる家族葬を執り行わせていただきます。
つきましては、故人の遺志により、ご香典、ご弔電などのお気遣いは堅くご辞退させて戴きます。
ここに故人の受けましたご厚誼を感謝するとともに、今後とも変わらぬお付き合いをいただけますよう宜しくお願い申し上げます。

平成○年○月○日
喪主:○田次郎
住所:×××
電話連絡先:000-0000-0000

総務が出す社内向け訃報の文例

社内に対する訃報の場合は故人、遺族に対して敬語を使います。
ちなみに社内報などの記事に載せる場合も同様の扱いです。

件名:【訃報】○田太郎殿ご逝去のお知らせ

本文:
社員各位

○○部××課長の○田太郎殿が、○年○月○日午前○時○○分にご病気により享年××歳にて永眠されました。
ここに謹んでお悔やみ申し上げます。

なお、以下の通り通夜、告別式が執り行われますので、お知らせ申し上げます。

1.通夜
○月○日(○) ○時より ご自宅にて

住所:××
最寄り駅:▲▲線▲▲駅下車 徒歩5分
(別添地図をご参照下さい)

2.告別式
××月×日(×) ×時から×時まで セレモニーホール××にて

住所:×××
電話:XXX-XXXX-XXXX

最寄り駅:△△線△△駅 下車徒歩1分
(別添地図をご参照下さい)

3.喪主
○田花子様(ご令室様)

4.本件問合せ先
総務部×川(電話 xxx-xxx-xxxx(内線xxx))

総務が出す社外向け訃報の文例

社外への訃報の場合は、社員は身内と考えて文面を出しましょう。
したがって、故人、遺族に対して敬語、敬称は使わず、訃報の相手に対して敬語を使います。

件名:【訃報】○田太郎逝去のお知らせ

本文:
謹啓

弊社常務執行役員○田太郎、かねて病気療養中のところ○月○日午前○時○分、享年○歳にて永眠いたしました。
ここに生前のご厚誼を深く感謝し、謹んで通知いたします。

つきましては通夜ならびに告別式を下記日程にて執り行いますので合わせてお知らせ申し上げます。

通夜      ○月○日(○)午後○時より○時まで
告別式    ○月○日(○)午後○時より○時まで
場所      ○○斎場(住所、電話番号、地図などを記載する)
喪主      (妻)〇〇
当件連絡先  株式会社××産業総務部総務課(電話:xxx-xxxx-xxxx)

なお、誠に勝手ながらご供花、ご供物、ご香典の儀は固くご辞退申し上げます。

訃報の連絡をメールで受けたらどうしたらいい?

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以上で訃報を「出す側」の守るべきマナーとハウツーでを解説しました。
では訃報を受けたほうはどのように対処すればよいのでしょうか。

返信は必要?

まず訃報に対する返信ですが、基本は不要です。
ただし故人や故人の家族と親しい場合は、葬儀、初七日などの法事が終わり、相手が落ち着いたころにお悔やみのメールを送ってもよいでしょう。
文例は以下のようになりまs。

件名:【××信用金庫××支店 ×村より】お悔やみを申し上げます
株式会社××産業
○田美津子様

このたびは御尊父様のご訃報をお伺いし、本当に驚いております。ご尊父様のご冥福を衷心よりお祈り申し上げます。
○田様も心身ともに大変な時期だとお察ししますが、どうぞお力を落とさず、なにとぞご自愛くださいませ。
本来ならば、直接お伺いしてお悔やみを言葉をお伝えしたいところですが、お忙しいと存じますので、略儀ながらメールにて失礼をいたします。

××信用金庫××支店
東京都墨田区××
融資担当主任 ×村京子

訃報はそのまま転送してもいいもの?

取引先から訃報の連絡が来て、社内でそれを共有したほうがよいと判断した場合は、その転送をすること自体は問題ありません。

ただ内容が内容なので、事務的に転送したと相手にとられるのは避けたほうがよいでしょう。
それを避けるためには、転送の文面に「以下の通り訃報を受け取りました。心よりお悔み申し上げます」などと一言、自分のお悔やみの言葉を付け加えるとよいでしょう。

まとめ

訃報はそれほど頻繁に出すものではありませんから、いざという時には相手先や、出す内容がマナーや礼儀に適っているか分からずに困ることもあるでしょう。
万が一のために、以上のような基本のマナーは心得ておくといざという時に慌てないで済みます。
ぜひ参考にしてください。

 

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